W chwili, gdy zamówienie trafia do szwalni zewnętrznej, tracą Państwo nad nim widoczność. Kiedy model przekroczy próg szwalni, o tym, na jakim jest etapie, dowiadują się Państwo zwykle przez telefon albo WhatsAppa. Przy więcej niż trzech szwalniach i ponad trzydziestu otwartych zamówieniach ta metoda przestaje działać: coś umyka, a opóźnienie wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy dzwoni klient.
Poniższe siedem kroków uporządkuje kontrolę produkcji zleconej, niezależnie od tego, z jakiego narzędzia Państwo korzystają (Excel, tablica na ścianie czy program).
1. Jeden wiersz na każde zamówienie
Jednostką śledzenia nie powinno być „zamówienie”, tylko model i kolor. Granatowy i beżowy wariant tego samego zamówienia mogą trafić do różnych szwalni i być gotowe w różnych dniach. W każdym wierszu powinny się znaleźć co najmniej:
- Numer modelu lub zamówienia, klient, produkt, kolor, ilość
- Szwalnia (zewnętrzna albo własna linia)
- Termin klienta i termin wewnętrzny dany szwalni
- Obecny etap i data ostatniej aktualizacji
Jeśli model jest podzielony między dwie szwalnie, należy założyć dwa osobne wiersze. Informacja „połowa w Delcie, połowa w Marmarze” w jednym wierszu się gubi.
2. Niech wszyscy rozumieją etapy tak samo
Jeśli każdy rozumie nazwy etapów po swojemu, lista wprowadza w błąd. Dla jednej osoby „szycie” zaczyna się, gdy z maszyny zejdzie pierwsza sztuka, dla innej – gdy gotowa jest pierwsza paczka. Wystarczy od pięciu do ośmiu etapów; dla każdego warto zapisać, kiedy zamówienie do niego przechodzi:
| Etap | Kiedy zamówienie przechodzi do tego etapu? |
|---|---|
| Zamówienie | Klient zatwierdził, model trafił do systemu |
| Tkanina | Złożono zamówienie tkaniny; etap kończy się, gdy tkanina dotrze do magazynu |
| Cięcie | Nakład gotowy, rozpoczęto krojenie |
| W szwalni | Wykroje i dodatki dostarczone do szwalni |
| Szycie | Szwalnia rozpoczęła produkcję seryjną |
| Kontrola jakości | Towar trafił do kontroli jakości |
| Pakowanie | Towar po kontroli jest prasowany i pakowany |
| Wysłano | Wystawiono dokument dostawy (WZ), towar wyjechał |
Te definicje warto przekazać także szwalniom. Kiedy szwalnia mówi „zaczęliśmy szycie”, wszyscy powinni rozumieć to samo.
3. Osobny termin wewnętrzny dla szwalni
Jeśli termin klienta to 30 listopada, a szwalnia skończy szycie 30 listopada, to już jest opóźnienie: przed wysyłką są jeszcze kontrola, prasowanie, pakowanie i transport. Należy odliczyć wstecz od terminu klienta i dać szwalni termin wewnętrzny. Na kontrolę, pakowanie i wysyłkę zwykle trzeba zostawić od 5 do 7 dni roboczych; ten czas warto doprecyzować na podstawie własnych wcześniejszych zamówień.
Jeśli termin wewnętrzny nie jest zapisany, szwalnia powie „nie na tę datę się umawialiśmy” i dyskusja zamienia się w spór o to, kto ma rację. Jeśli data jest zapisana, temat jest zamknięty.
4. Aktualizacja w stałym rytmie
Jeśli informacje ze szwalni przychodzą o przypadkowych porach, lista nigdy nie jest kompletna. Sprawdzają się dwie metody:
- Szwalnia aktualizuje sama: kierownik szwalni zaznacza zmianę etapu w telefonie. To najdokładniejsza informacja, bo pochodzi prosto ze źródła.
- Biuro pyta o stałej porze: codziennie o tej samej godzinie (na przykład o 16:00) biuro dzwoni do szwalni, a odpowiedź trafia zawsze w to samo miejsce. Odpowiedź, która została na WhatsAppie, należy uznać za straconą.
Niezależnie od wyboru zasada brzmi: czego nie ma na liście, to nie istnieje. Wszystko, czego dowiedzą się Państwo przez telefon, trafia na listę tego samego dnia.
5. Co rano te same trzy pytania
Lista do śledzenia produkcji spełnia swoje zadanie, gdy co rano czyta się ją z tymi samymi trzema pytaniami:
- Czy coś jest opóźnione? Każde zamówienie po terminie wewnętrznym, które nie zostało jeszcze wysłane, z liczbą dni opóźnienia.
- Co musi być gotowe w tym tygodniu? Na jakim etapie są zamówienia z terminem w ciągu 7 dni? Jeśli wciąż są w szyciu, jest ryzyko.
- Która szwalnia jest przeciążona? Aktywna ilość na szwalnię. Nowe zlecenie dla szwalni, która ma już 3000 szt. otwartej pracy, to gwarantowane opóźnienie.
6. Dodatki i jakość przy zamówieniu
W produkcji zleconej duża część opóźnień nie wynika z szycia, tylko z brakujących dodatków: zamek nie dotarł, metka została źle wydrukowana, kolor guzików nie pasuje. Pod każdym zamówieniem powinna być lista dodatków ze statusem każdej pozycji (zamówiono, dotarło, wysłano do szwalni).
Problemy jakościowe też warto zapisywać pod tym samym zamówieniem, ze zdjęciem: który rozmiar, ile sztuk, co trzeba zrobić. Notatki „za wąskie w pasie” bez zdjęcia i pomiaru po tygodniu nikt już nie będzie pamiętał.
7. Cena usługi przy zamówieniu
Jeśli jednostkowa cena usługi (CMT) należna szwalni jest wpisana razem z zamówieniem, należność szwalni na koniec miesiąca wyliczy się sama: wysłana ilość razy cena jednostkowa, minus dokonane płatności i zaliczki. Jeśli cena jest zapisana w osobnym zeszycie, rozliczenie na koniec miesiąca zajmuje godziny i kończy się sporem ze szwalnią.
Najczęstsze błędy
- Kilka kopii pliku Excel: każdy aktualizuje swój plik i nikt nie wie, który jest prawidłowy.
- Śledzenie tylko terminu klienta: opóźnienie wychodzi na jaw dopiero w ostatnim tygodniu.
- Informacje zostają w grupach na WhatsAppie: nie da się wrócić i sprawdzić, „kto co powiedział”.
- Aktualizacja etapów zależy od jednej osoby: gdy ta osoba idzie na urlop, śledzenie staje.
Excel czy program?
Przy piętnastu otwartych zamówieniach i dwóch szwalniach Excel wystarczy; na start można użyć naszego gotowego szablonu do śledzenia produkcji. Liczenie pozostałych dni i kolorowanie opóźnień są już gotowe.
Gdy przybywa szwalni i zamówień, ograniczenia Excela wychodzą na jaw: plik aktualizuje jedna osoba, szwalnia nie otworzy go w telefonie, nie widać, kto co zmienił. Wtedy program do śledzenia produkcji zleconej pozwala szwalniom samodzielnie przesuwać etapy, a lista sama pozostaje aktualna.
Koniec ze śledzeniem szwalni przez telefon. Szwalnie przesuwają etapy z telefonu, a opóźnione zamówienia co rano są na górze listy. Demo na żywo bez rejestracji.
Program do śledzenia CMT